Adjudicateurs: les questions à se poser lors de la préparation d’un appel d’offres

La phase préparatoire d’un appel d’offres, qui englobe notamment l’élaboration du cahier des charges, la définition des conditions administratives et la sélection des annexes, est essentielle pour garantir le succès du processus d’adjudication. Nos spécialistes en Marchés Publics passent en revue les questions fondamentales à se poser lors de la préparation d’un appel d’offres en vous proposant également différents exemples concrets.

La préparation de l’appel d’offres requiert une attention particulière, il est donc crucial de se poser les bonnes questions dès le début de la procédure. Dans cet article, nos expert·e·s en Marchés Publics vous guident à travers les questions fondamentales à considérer pour structurer un appel d’offres en garantissant la transparence, l’équité et la pleine concurrence.

1. Définition des besoins – élaboration du cahier des charges

1. Les besoins sont-ils clairement définis et suffisamment détaillés pour éviter toute ambiguïté dans les offres?
Plus le cahier des charges est rédigé de manière claire, plus l’adjudicateur s’assure de recevoir des offres conformes et respectant une certaine uniformité. Un cahier des charges flou ou trop largement défini sur certains aspects pourrait aboutir à des offres très diverses, difficiles à comparer ou à des propositions de prestations non souhaitées.

Par exemple, pour un marché de restauration scolaire, au lieu de simplement demander de fournir des « repas équilibrés et durables », l’adjudicateur peut être plus précis et requérir: le respect de principes nutritionnels détaillés, le respect du label Fourchette Verte, demander qu’un pourcentage des ingrédients provienne de l’agriculture biologique ou encore prévoir qu’une fois par semaine un menu uniquement végétarien soit mis en place au restaurant.

2. Le cahier des charges favorise-t-il la concurrence et n’exclut-il pas de manière injustifiée certains soumissionnaires?
L’adjudicateur doit veiller à éviter des exigences trop spécifiques qui pourraient favoriser certains fournisseurs ou exclure des acteurs compétents du marché. En demandant des certifications ou des qualifications trop pointues et non nécessaires pour le marché dont il est question, l’adjudicateur pourrait limiter la participation à quelques entreprises seulement. Il est conseillé de définir des critères proportionnés au besoin réel du marché.

Par exemple, dans un appel d’offres pour l’installation de panneaux solaires sur des bâtiments publics, un cahier des charges qui exige l’utilisation exclusive de panneaux solaires d’une marque spécifique pourrait restreindre injustement la concurrence. En revanche, si l’exigence est formulée en termes de normes de performance (par exemple: rendement énergétique minimum), plusieurs fabricants pourraient soumissionner, favorisant ainsi la concurrence tout en respectant les objectifs de qualité du projet.

3. Les besoins futurs ont-ils été bien anticipés pour éviter des modifications ultérieures du contrat?
L’anticipation des besoins futurs dans le cadre d’un appel d’offres est cruciale pour éviter des modifications ultérieures du contrat, qui peuvent entraîner des retards, des coûts supplémentaires et des complications juridiques. Il est essentiel que l’adjudicateur prenne en compte non seulement les besoins actuels, mais aussi les évolutions possibles ou prévisibles qui pourraient affecter l’exécution du marché sur la durée.

Par exemple, une commune souhaite organiser un appel d’offres pour trouver un nouveau prestataire pour les services de restauration scolaire. Actuellement, la cantine sert 2’000 repas chaque année, mais une augmentation de la fréquentation des enfants est à prévoir en raison de la construction de salles de classe supplémentaires. Si l’adjudicateur ne prend pas en compte cette augmentation future, le nombre de repas prévus dans le contrat suite à l’adjudication pourrait être insuffisant. En anticipant, l’adjudicateur pourrait par exemple dans ce cas précis d’ores et déjà informer les soumissionnaires via son cahier des charges de l’augmentation du volume de repas à venir et demander à ces derniers de chiffrer un montant par repas qui prendrait ce paramètre en compte.

 

2. Définition des conditions administratives 

1. Les critères d’adjudication choisis sont-ils en adéquation avec les objectifs de l’appel d’offres?
Les critères doivent refléter non seulement les besoins techniques, mais aussi les priorités de l’adjudicateur. En effet, si l’objectif principal de l’appel d’offres est d’obtenir une solution innovante, les critères doivent mettre l’accent sur l’innovation et la capacité à proposer des approches novatrices, plutôt que de se focaliser uniquement sur le coût.Le choix des pourcentages alloués à chaque critère d’adjudication est déterminant pour le déroulement de l’évaluation. Ainsi, l’adjudicateur doit s’assurer que la pondération des critères prix et qualité technique sont choisis en adéquation avec la réalité du domaine ciblé afin d’obtenir des offres crédibles.

Par exemple, dans un appel d’offres pour la restauration d’un bâtiment classé patrimoine historique, l’objectif principal est de conserver et restaurer les éléments architecturaux tout en respectant les méthodes traditionnelles de construction. Ici, les critères d’évaluation pourraient mettre l’accent sur la qualité technique et les références en matière de restauration de monuments historiques. L’adjudicateur pourrait exiger que les soumissionnaires aient une expérience prouvée dans des projets similaires, avec des références détaillées, et un savoir-faire spécifique en techniques de restauration. Dans ce cas, bien que le prix reste un critère important qui pourrait déterminer la faisabilité du projet, la priorité pourrait être donnée à la capacité technique et à l’expérience du soumissionnaire.

2. Les annexes choisies par l’adjudicateur sont-elles utiles et pertinentes pour évaluer les soumissionnaires de manière objective?
Les annexes sont des documents supplémentaires demandés par les adjudicateurs aux soumissionnaires, tels que des certifications, des références ou des documents techniques, qui permettent à l’adjudicateur de vérifier que l’offre répond aux critères fixés dans le cahier des charges. Il est important que les annexes demandées soient directement liées aux exigences du projet et qu’elles facilitent une évaluation objective, sans imposer de contraintes inutiles aux soumissionnaires.

Par exemple, dans un appel d’offres pour la construction d’un pont, des annexes utiles incluraient des références de projets similaires réalisés par les soumissionnaires (pour évaluer leur expérience), des certifications de qualité (pour garantir le respect des normes de construction). Ces annexes permettent d’évaluer objectivement la capacité des soumissionnaires à réaliser le projet, tandis que des documents trop complexes ou non pertinents, comme un bilan financier détaillé sur plusieurs années sans lien direct avec le projet, pourraient compliquer inutilement l’évaluation sans apporter de valeur.

Demander uniquement des annexes pertinentes fera gagner du temps aux soumissionnaires lors de l’élaboration de leurs offres et à l’adjudicateur lors de l’évaluation.

3. Les modalités de réponse ont-elles été définies clairement? Toutes les règles pertinentes figurent-elles dans les conditions administratives?
Lors de la rédaction des conditions administratives d’un appel d’offres, il convient de définir les modalités de réponse pour garantir la clarté du processus et éviter des soumissions non conformes. Des instructions précises permettent de recevoir des offres complètes. Voici une liste non exhaustive des points essentiels à préciser dans les conditions administratives:

• une liste de tous les documents à fournir obligatoirement pour que l’offre soit considérée comme complète;
• le calendrier de la procédure qui respecte la législation et qui indique notamment la date et l’heure limite de soumission. Par exemple: « Les offres doivent être soumises avant le 25 octobre 2024 à 17h00. Aucune offre reçue après cette date ne sera prise en compte. »;
• l’adresse de l’adjudicateur, le lieu de remise des offres, l’adresse du lieu prévu pour une éventuelle visite des locaux;
• les formats de soumission (papier, électronique, ou les deux);
• les critères d’adjudication;
• les conditions de validité des offres: « Les offres doivent rester valables pendant une période de 90 jours après la date limite de soumission. »;
• la langue de soumission;
• l’indication des motifs pouvant mener à l’exclusion des offres;
• les modalités de récusation et de préimplication;
• les modalités d’association d’entreprise et de sous-traitance;
• les voies de recours.

En conclusion

Bien préparer un appel d’offres, c’est poser les bonnes questions en amont. Cela permet d’éviter des erreurs coûteuses et d’assurer une mise en concurrence équitable, en respectant les objectifs du projet. Le temps investi lors de la préparation de l’appel d’offres est bien souvent du temps gagner par la suite.

En résumé, en matière de marchés publics mieux vaut préparer que réparer.