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Juridique - Partenariats - Ressources humaines | publié par CJE | 21.10.2024

Flexibilité des horaires de travail: possibilités et cadre légal

Dans un environnement où les variations du volume de travail sont courantes, anticiper et flexibiliser les horaires de travail peut s’avérer utile pour les employeurs. Comment s’assurer d’être en conformité avec la législation tout en répondant aux besoins de son entreprise? Notre partenaire CJE, Avocats, Conseillers d’Entreprises, examine les règles et les possibilités légales en matière d’heures supplémentaires, de pauses, de flexibilisation des horaires pour une gestion efficace et conforme du temps de travail.

Avant de détailler les options d’assouplissement des horaires de travail, voici un rappel des règles clés concernant les heures supplémentaires, l’enregistrement du temps de travail et les pauses obligatoires.

Les heures supplémentaires représentent le temps de travail compris entre d’une part l’horaire hebdomadaire contractuel et d’autre part l’horaire hebdomadaire maximum au sens de la Loi sur le Travail (ci-après: LTr). Elles sont en général rémunérées avec un supplément de 25%, mais il est possible, contractuellement, de prévoir d’autres règles.

Il y a travail supplémentaire lorsque la durée maximale de la semaine de travail autorisé par la LTr est dépassée, soit 45, respectivement 50 heures selon l’activité. L’accomplissement de travail supplémentaire ne peut se produire qu’à titre exceptionnel et pour autant que d’autres mesures ne soient raisonnablement envisageables. Il doit s’agir de situations extraordinaires, survenant inopinément ou ne pouvant être maîtrisées à court terme d’une autre façon avec les ressources disponibles. Lorsqu’il est rémunéré, le travail supplémentaire donne droit à un supplément de 25%.

Lorsque le contrat de travail est soumis à la LTr, il y a une obligation légale d’enregistrer le temps de travail.

La loi prévoit cependant, à certaines conditions, un enregistrement simplifié la durée du temps de travail, ainsi que la possibilité de renoncer à l’enregistrement du temps de travail, mais ce sont des exceptions.

En application de la LTr, le travail doit obligatoirement être interrompu en milieu de journée de travail par une pause non rétribuée de:

  • 1/4 heure, lorsque la journée de travail dure plus de 5h30.
  • 1/2 heure, lorsque la durée de la journée de travail dure plus de 7h00.
  • 1 heure, lorsque la journée de travail dure plus de 9h00.

La loi n’indique pas une durée maximale quotidienne de travail qu’il est possible d’accomplir. Dès lors, on admet généralement qu’elle peut être déterminée de la manière suivante:

  • L’espace-temps pendant lequel la journée de travail doit s’accomplir est au maximum de 14 heures.
  • 14 heures a une durée supérieure à 9 heures, ce qui oblige à prendre une pause de 60 minutes en son milieu.
  • Il reste donc 13 heures qui peuvent être découpées en 2 x 6h30.
  • Chaque durée du travail de 6h30 donne droit à une pause de 15 minutes.
  • Il reste donc deux fois 6h15 de travail.
  • Ceci permet ainsi de déterminer que la durée totale quotidienne maximale de travail est de 12h30.

L’employeur annualisera le temps de travail lorsque son activité à un caractère saisonnier et prévisible. Il pourra ainsi déterminer pour chaque mois, voire chaque semaine, l’horaire que le collaborateur ou la collaboratrice devra accomplir et il en informera ses collaborateur·rice·s à la fin de l’année pour l’année à venir. Par exemple, si l’horaire moyen est de 40 heures, les collaborateur·rice·s sauront qu’en janvier l’horaire sera 35 heures, en mai il sera de 40 heures et en juillet de 45 heures.

Si l’horaire moyen est de 40 heures, l’horaire annuel de travail sera déterminé comme suit:

365 jours: 7 = 52.14 semaines X 40 heures = 2’086 (arrondi)

Pour arriver au total de 2’086 heures, les jours fériés, les vacances, les jours d’absence individuelle pour cause de maladie, d’accident ou d’autres absences sont décomptés par jour sur la base des heures de travail prévues.

Ensuite, l’employeur établira un calendrier de la durée du travail indiquant précisément pour chaque semaine, voire chaque jour, l’horaire à accomplir, respectivement les ponts et les fermetures d’entreprises à rattraper.

Si l’employeur décide de fermer l’entreprise certains ponts (par exemple: le vendredi de l’ascension) ou certaines périodes (par exemple: entre Noël et Nouvel An), il ajoutera à l’horaire annuel (2’086 heures) les heures qui devraient normalement être effectuées les jours non travaillés.

L’horaire annuel est donc égal à l’horaire annuel selon l’horaire moyen, auquel on ajoute les ponts et les fermetures d’entreprises à rattraper.

Lorsqu’il n’est pas possible de prévoir l’horaire exact à accomplir en raison de pics et de creux de travail, il faudra prévoir de flexibiliser le temps de travail.

En cas de flexibilisation du temps de travail, l’employeur prévoit en général des dispositions pour régler les points suivants:

  • la fourchette dans laquelle l’horaire peut fluctuer (par exemple: entre 35 et 45 heures);
  • le nombre de jours pendant lequel l’horaire doit être accompli (par exemple: au minimum 32 heures sur 4 ou 5 jours et au maximum 50 heures sur 5 jours);
  • l’horaire selon lequel les jours fériés et les absences sont payés (en général selon l’horaire moyen à accomplir);
  • l’association du·de la collaborateur·rice pour planifier l’horaire à accomplir;
  • la validation mensuelle par le·la collaborateur·rice du décompte des heures avec un détail bonus/malus à chaque fin de mois;
  • le traitement des heures positives en fin d’année (report jusqu’à une certaine limite et paiement des heures qui dépassent la limite);
  • le traitement des heures négatives en fin d’année (report jusqu’à une certaine limite et prise en charge par l’employeur des heures qui dépassent la limite).

Un dépassement ou une diminution, par convenance personnelle, de l’horaire fixé par l’employeur est autorisé en respectant les limites légales, ainsi que celles fixées par l’employeur. Ce supplément ou cette diminution s’appelle « heures variables ».

Lorsque le collaborateur ou la collaboratrice bénéficie de l’horaire libre, l’année civile est considérée comme période de référence.

Le·la collaborateur·rice détermine avec une certaine liberté la durée de son temps de travail journalier, pourvu qu’à l’issue de la période de référence, qui est l’année civile, il·elle ait accompli le nombre d’heures contractuellement dues. Les heures de présence obligatoire (plages bloquées) fixées par l’employeur doivent être respectées, le·la collaborateur·rice pouvant s’organiser librement le reste du temps.

Distinction importante: les heures supplémentaires, les heures de travail supplémentaires et les heures effectuées dans le cadre de l’annualisation du temps de travail sont imposées par les besoins de l’activité et/ou selon les directives de l’employeur, tandis que le solde excédentaire résultant de l’horaire flexible est librement accumulé par la volonté du collaborateur ou de la collaboratrice.

En général, les employeurs fixent des limites en ce qui concerne les heures négatives et positives selon l’horaire flexible qui peuvent être reporté à la fin d’un mois, respectivement à la fin de l’année civile.

Certaines CCT prévoient une annualisation du temps de travail ainsi qu’une flexibilisation de l’horaire de travail.

Cet article a été rédigé par notre partenaire CJE, Avocats, Conseillers d’Entreprises.

 

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