Gérer les formations en entreprise – Droits et devoirs de l’employeur

Vous vous demandez quels sont les droits et les devoirs de l’employeur en matière de formation en entreprise? Notre partenaire CJE Avocats, Conseillers d’Entreprises vous propose ici un guide complet de cette question, toujours actuelle.

La formation est un thème d’actualité, non seulement en raison des développements liés à la 4ème Révolution industrielle, mais aussi des exigences croissantes dans le monde du travail et du besoin accru de main-d’œuvre qualifiée. Des questions surgissent quant à son financement et aux obligations qui en découlent.
Il convient de distinguer deux situations:

• Formation en entreprise: En cas de formation en entreprise, l’employeur en assume la plupart du temps les frais, et le ou la collaborateur·rice reçoit normalement son salaire. La formation sert en général au ou à la collaborateur·rice uniquement ou de manière prépondérante à se familiariser avec son activité au sein de l’entreprise.
• Formation hors de l’entreprise: En cas de formation hors de l’entreprise, le ou la collaborateur·rice peut avoir un intérêt personnel et dès lors la question de son financement, qui n’est pas réglée par le code des obligations, se pose. La formation hors de l’entreprise procure en général au ou à la collaborateur·rice un avantage personnel perdurant au-delà des rapports de travail et pouvant être exploité sur le marché du travail.

Il est recommandé, tout particulièrement pour des formations d’une certaine durée et/ou coûteuses, de régler de manière claire la question du financement. Cela peut être fait au travers d’un règlement de formation qui définit la politique d’entreprise en la matière et d’une convention de formation avec chaque collaborateur·rice concerné·e. Nous examinons ci-dessous le contenu possible de ces documents.

 

Règlement de formation

Nous passons ci-dessous en revue quelques éléments à régler en vue de limiter un risque ultérieur de différend.

Chaque employeur fixera ses propres règles selon sa politique.

a. Politique d’entreprise

L’employeur indique brièvement la politique d’entreprise en matière de formation de ses collaborateur·rice·s.

b. Conditions et critères de prise en considération des demandes

Cela permet au ou à la collaborateur·rice de savoir si son employeur peut ou non, soutenir son projet de formation. Quelques exemples de règles que l’employeur adaptera:

• Utilité de la formation pour l’entreprise.
• Critères permettant de définir les. collaborateur·rice·s qui peuvent bénéficier d’une formation.
• Objectif du ou de la collaborateur·rice.
• Implication du ou de la collaborateur·rice.
• etc.

c. Procédure interne de demande

Le règlement doit indiquer au ou à la collaborateur·rice à qui adresser la demande, à quel moment le faire, etc.

d. Obligation de l’employeur de participer aux frais de formation

Lorsque la formation sert uniquement à se familiariser avec le travail au sein de l’entreprise, l’employeur ne peut pas mettre les frais à charge du ou de la collaborateur·rice. Lorsque la formation procure au ou à la collaborateur·rice un avantage personnel perdurant au-delà des rapports de travail et pouvant être exploité sur le marché de l’emploi les frais de formation ne peuvent pas systématiquement être assimilés à des frais imposés par l’exécution du travail (art. 327a CO). Dès lors, l’employeur participera à différents degrés au paiement des frais de formation, selon son intérêt, respectivement celui du ou de la collaborateur·rice.

e. Temps consacré à la formation

Lorsque la formation est suivie sur ordre de l’employeur ou parce que l’activité professionnelle l’exige, le temps de formation est réputé temps de travail (art. 13 al. 4 OLT1).

f. Détermination de la valeur de la formation – frais que l’employeur peut prendre en charge

Il faut déterminer l’ensemble des éléments qui permettent de calculer la valeur de la formation, respectivement les frais que l’employeur prend en charge:

• Le salaire pendant le temps de formation qui peut inclure le salaire vacances, les jours fériés, le 13e salaire ainsi que la part patronale de cotisations aux assurances sociales
• Les frais d’inscription aux cours.
• Le matériel.
• La documentation recommandée mais non obligatoire.
• Les frais d’examens.
• Les déplacements.
• Les repas.
• Le logement.
• etc.

g. Paiement de la part prise en charge par l’employeur

Lorsque l’employeur participe au financement d’une formation, il faut définir à quel moment il paye la part qu’il prend en charge. Il y a plusieurs solutions possibles, notamment:

• L’employeur paye les factures, par exemple d’inscription aux cours.
• Le ou la collaborateur·rice paye les factures et, sur présentation du ou des justificatifs, l’employeur lui verse le, respectivement les montants convenus.
• L’employeur verse le montant convenu lorsque la formation est terminée, respectivement réussie.

h. Degré de participation financière de l’employeur à la formation

En cas de formation hors de l’entreprise, pour déterminer le degré de participation financière de l’employeur, il faut prendre en considération d’une part l’avantage personnel pour le ou la collaborateur·rice, qui perdure au-delà des rapports de travail et qui peut être exploité sur le marché du travail et, d’autre part l’intérêt du ou de la collaborateur·rice. Les parties devront trouver un terrain d’entente sur cette question.

i. Transmission des connaissances acquises

Il peut être utile de convenir que le ou la collaborateur·rice qui a bénéficié d’une formation transmette les connaissances acquises à d’autres collaborateur·rice·s afin d’en faire bénéficier le plus largement possible l’employeur.

j. Évaluation de la formation

La formation représente un coût financier pour l’employeur. Dès lors, une évaluation de la formation suivie peut être utile à l’employeur ou au/à la collaborateur·rice s’il envisage que d’autres collaborateur·rice·s en bénéficient. En cas d’évaluation positive, il pourra l’offrir à d’autres collaborateur·rice·s, tandis qu’en cas d’évaluation négative, il cherchera une alternative à cette formation.

k. Documentation

Dans la mesure où l’employeur paye la formation, il est utile de confirmer que la documentation lui appartient. Cas échéant, il pourra en faire bénéficier d’autres collaborateur·rice·s.

l. Durée d’emploi compensatoire et obligation de rembourser du/de la collaborateur·rice

Conformément à la jurisprudence du Tribunal fédéral (ATF 4P_264/2001), lorsque l’employeur s’est engagé à prendre en charge les frais liés à une véritable formation excédant les besoins spécifiques de l’entreprise, il peut en demander le remboursement au/de la collaborateur·rice, à condition que:

• Cela ait été expressément convenu avant le début de la formation.
• Le montant de remboursement ait été fixé.
• La période pendant laquelle une résiliation oblige le/de la collaborateur·rice à rembourser (durée d’emploi compensatoire) ait été définie.
• La clause de restitution n’entrave pas de manière excessive la liberté personnelle et économique du/de la collaborateur·rice en l’empêchant de résilier le contrat de travail pendant une durée excessive.

m. Remboursement en cas de fin des rapports de travail pendant la durée d’emploi compensatoire

Il faut fixer avec précision dans quelle mesure les frais de formation pris en charge par l’employeur doivent être remboursés par le/la collaborateur·rice en cas de fin des rapports de travail pendant la durée d’emploi compensatoire. On peut viser notamment les situations suivantes:

• Raison non inhérente au/de la collaborateur·rice (par exemple: résiliation du contrat de travail par l’employeur pour raison économique): l’obligation de rembourser tombe.
• Résiliation par le/la collaborateur·rice pour une raison imputable à l’employeur: en général, l’obligation de rembourser tombe.
• Dans les autres cas, l’obligation subsiste en principe.

Quelle durée d’emploi compensatoire l’employeur peut-il exiger?

On considère en général que les règles relatives à la prohibition de faire concurrence (art. 340 ss. CO) sont applicables par analogie. Dès lors, la durée de l’engagement du/de la collaborateur·rice doit être limitée à trois ans. L’obligation de remboursement du/de la collaborateur·rice diminuera linéairement de mois en mois. Il faudra encore déterminer si le remboursement doit se faire après la fin des rapports de travail ou si l’employeur est autorisé à compenser le montant à rembourser du/de la collaborateur·rice avec le salaire, sans autre accord explicite du/de la collaborateur·rice. En cas de différend, le·la juge peut réduire une clause de remboursement des frais de formation en prenant en considération l’ensemble des paramètres, notamment les contraintes qu’elle engendre pour le/la collaborateur·rice, mais également l’intérêt de l’employeur à ce qu’il/elle reste à son service jusqu’à la fin de la période de rentabilisation frais de formation et du préjudice que l’employeur subirait si tel n’était pas le cas.

n. Incapacité pendant la durée d’emploi compensatoire

Il peut être utile de régler l’hypothèse selon laquelle le/la collaborateur·rice serait longtemps en incapacité de travail pendant la durée d’emploi compensatoire. La durée d’emploi compensatoire continue-t-elle malgré tout à courir ou est-elle suspendue?

o. Arrêt de la formation – suivi irrégulier

Le règlement pourra déterminer ce qu’il advient si le/la collaborateur·rice renonce, sans motif justifié, à suivre la formation ou s’il/elle ne la suit que partiellement.

p. Résiliation du contrat de travail par l’employeur pour un juste motif

Afin de se libérer de la durée d’emploi compensatoire, un·e collaborateur·rice pourrait être tenté·e de faire en sorte que l’employeur résilie le contrat de travail pour justes motifs (art. 337 CO) voire pour un motif justifié. Il peut donc être utile de prévoir que, dans cette hypothèse, l’obligation du/de la collaborateur·rice de rembourser subsiste.

q. Incidence de la formation sur la relation de travail

La situation sera claire entre les parties et évitera d’éventuelles frustrations du/de la collaborateur·rice s’il/elle sait par avance les incidences de la formation, qu’elle soit achevée avec succès ou non, par exemple un nouveau titre, une augmentation de salaire, etc.

r. Convention de formation

Il est conseillé de prévoir que le/la collaborateur·rice ne peut prétendre à un soutien de l’employeur pour une formation que si une convention a été conclue avant le début que la formation ne débute.

 

Convention de formation

Tout d’abord, la convention de formation doit être signée avant le début de la formation.
Ensuite, la convention indiquera les éléments spécifiques à la formation, soit, par exemple:

1. La durée de formation
2. L’objectif de la formation
3. Le coût de la formation
4. Le montant du remboursement
5. La durée d’emploi compensatoire
6. Un rappel des devoirs du/de la collaborateur·rice
7. Les modalités de réparation en cas de violation de la convention
8. etc.

Ce contenu a été rédigé par notre partenaire CJE, Avocats, Conseillers d’Entreprises.