Road to Loycocracy: Nos premiers pas en «Holacracy»
Episode 2 : Nos premiers pas en Holacracy
Par Anne-Cécile Petite, Coordinatrice « Healthcare »
Février 2017 – L’équipe « Healthcare », 15 Loycomates en charge de la gestion des absences accident et maladie pour 37’000 collaborateurs, se retrouve sans « chef ». Je prends alors l’initiative, avec l’accord de l’équipe, de faire une première tentative d’organisation participative. L’étape initiale consiste à répartir les rôles du chef par thématique telles que « planification » (attribution des clients, validation des vacances) ou « talent » (recrutement, définition des salaires).
A l’occasion d’un after work dans un bar cosy de la ville, ces rôles sont posés sur la table et chacun fait son marché en fonction de ses affinités et aspirations. Le premier apprentissage ne se fait pas attendre : à voir la moue dubitative de certains Loycomates lorsque d’autres se saisissent de rôle, on se dit déjà qu’il faudra créer un rôle « d’attributeur de rôle » …
Des débuts difficiles
Les premières semaines de fonctionnement apportent leur lot de bonnes et de moins bonnes nouvelles. Au chapitre des réjouissances, nous constatons une belle implication de certains Loycomates ayant embrassé des rôles clés. La répartition des rôles traditionnels du chef sur plusieurs membres de l’équipe semble doper leur engagement, leur volonté d’œuvrer pour le collectif et, plus généralement, permet l’implication d’un plus grand nombre de collègues dans le fonctionnement du groupe.
Le tableau est cependant loin d’être rose. Certains porteurs de rôle doutent de leur légitimité pour la prise de décisions ou se disent souffrir d’un manque de soutien. D’autres évoquent un déficit de reconnaissance à l’intérieur et à l’extérieur de l’équipe, le reste de l’organisation fonctionnant encore selon l’ancienne structure hiérarchique. Les nouveaux rôles, peu clairs et totalement expérimentaux, prennent un temps démesuré par rapport aux rôles « métiers » déjà assumés par des Loycomates quelque peu débordés. Mon rôle de leader improvisé me semble déjà lourd à porter, malgré la bonne volonté et la confiance que je porte en notre équipe et en sa capacité de s’autogérer.
L’initiation à « Holacracy »
Septembre 2017 – Deux journées d’introduction à « Holacracy » sont organisées avec igi Partners pour l’ensemble de l’équipe « Healthcare » ainsi que les membres du groupe « teal », en charge de l’évolution de notre organisation (voir épisode 1). S’ensuit un partage de points de vue et de projection sur l’organisation actuelle. Notre équipe est finalement désignée pour évaluer « Holacracy » afin d’en envisager l’application à l’ensemble de l’entreprise.
Nous choisissons de nous réunir durant plusieurs semaines autour d’un (ou de plusieurs) verre(s) et testons collectivement différents aspects de « Holacracy ». Lors de ces séances, tous les rôles sont mis à plat et recatégorisés (ce qui est conservé versus ce qui n’a plus de sens). Une séance est dédiée à la rédaction de la raison d’être de l’équipe : pour la première fois, le groupe travaille et se met d’accord sur ce qu’il veut réaliser ensemble.
Les processus liés au fonctionnement de « Holacracy » sont ensuite passés en revue. Après des échanges nourris, l’équipe décide de se passer des rencontres de gouvernance et de triage, jugées trop rigides et peu compatibles avec le caractère spontané des relations entre Loycomates. L’apprentissage relativement lourd du modèle pèse également dans la balance, un travail important et jugé plus critique étant déjà en cours pour maintenir le niveau de qualité de service.
Vers la « Loycocracy »
Après de nombreux atermoiements, l’équipe pose les bases de ce qui deviendra la « Loycocracy ». Le cahier des charges traditionnel du manager est saucissonné en rôles dits « obligatoires » tels que la planification (validation des vacances, attribution des clients) ou la finance (définition des tarifs, facturation).
Janvier 2018 – cinq mois avant l’implémentation officielle de la « Loycocracy », le groupe manifeste son besoin d’avoir un leader, une personne qui coordonne les échanges au sein de l’équipe et représente une courroie de transmission avec les autres services, ceci sans nécessité particulière d’être un spécialiste métier. Ce rôle deviendra celui de « coordinateur », pièce maîtresse du nouveau concept organisationnel, garant de la raison d’être et leader bienveillant.
L’équipe « Healthcare », après des mois d’engagement et de doutes, aura posé les bases de la « Loycocracy » en impliquant tous ses acteurs et en testant chacune des décisions prises. Un très bel exemple d’intelligence collective, valeur fondamentale de Loyco. La clé de ce succès toujours en construction : avancer en acceptant les échecs et les frustrations et s’encourager en saluant les petites victoires.
La suite est à découvrir dans notre épisode du mois prochain… stay tuned!