Road to Loycocracy: Se coordonner sans hiérarchie

Episode 3: Se coordonner sans hiérarchie

Par Christophe Jodry, Coordinateur des équipes Opérations

Qui fait quoi? Cette question était devenue lancinante de la part des collaborateurs. Le problème résidait plus dans la volonté de faire participer un maximum de collaborateurs aux prises de décision qu’à la croissance soutenue des 5 derniers exercices. Un des buts premiers de la mise en place de la Loycocracy était donc de formaliser les rôles, obligations et périmètre de responsabilités inhérents à chaque collaborateur ceci afin de diminuer l’explicite qui s’était petit à petit immiscé dans la structure. L’expérience du département Healthcare était à ce titre révélatrice et un bon exemple à suivre.

Mai 2018 – Le groupe Teal (voir épisode 1) était devant un défi important?: comment déployer le modèle loycocratique du département Healthcare à toute l’entreprise? Le modèle testé ne prévoyait par définition que la formalisation des rapports de travail d’une équipe opérationnelle pratiquant un métier bien particulier. Au niveau de Loyco, il fallait réfléchir à un modèle qui intègre non seulement la coordination entre toutes les équipes opérationnelles mais également la coordination avec toutes les activités de support essentielles à la bonne marche de l’entreprise. Les discussions ont rapidement permis d’identifier deux équipes principales, l’équipe Opérations qui englobe toutes les activités que Loyco est amené à offrir à ses clients (sept équipes Opérations ont été créées, soit Assurances, Prévoyance, Comptabilité et Fiscalité, RH, IT, Marketing et Healthcare) et l’équipe Support chargée, elle, de gérer toutes les activités périphériques. Différentes discussions et ateliers nous ont permis d’en identifier dix, permettant de couvrir des domaines traditionnels (notamment Finance, Infrastructure IT, Logistique, Talents) et d’autre plus spécifiques à la typologie de notre organisation (BCorp, Events internes, Innovations). Le besoin de coordination entre les équipes Opérations et Support étant primordial, nous avons décidé d’inclure dans chaque équipe Opération des rôles obligatoires dits de support.

Vous me suivez? Pas sûr, c’est normal, rien ne vaut un exemple.

L’équipe «Assurances» contient des rôles inhérents à son activité (gestionnaire sinistres, suivi appel d’offres, etc) et également les dix rôles obligatoires de support définis ci-dessus. Elle dispose donc notamment d’un rôle Talent qui s’occupera de recruter, de fixer les salaires, d’aider à la formalisation des feedbacks ou encore de récolter les besoins en formation. Cette personne sera encadrée dans son rôle par le Coordinateur Talents qui s’assurera notamment que les standards de Loyco sont respectés, tant au niveau des processus que des outils. Ce dernier organisera des réunions qui regroupe l’ensemble des rôles Talents afin de définir les priorités, travailler sur les processus, mettre en place les bons outils et s’assurer que l’ensemble des rôles Talents prônent des valeurs communes. Il n’y a pas de directives particulières sur le contenu de ces séances, encore moins sur leur fréquence. C’est laissé à la libre appréciation du Coordinateur en fonction des besoins propres à chaque équipe.

Le Coordinateur Talents participe lui tous les mois à une séance de coordination Support qui regroupe les dix Coordinateurs des fonctions de support. Il s’agit là d’échanger sur les différentes pratiques au sein de l’entreprise afin de coordonner les besoins au niveau de l’entreprise.

L’ensemble des collaborateurs se retrouvent enfin tous les mois dans une séance plénière. Elle dure une heure et permet à chaque équipe Opérations et Support de présenter en deux-trois minutes les travaux en cours. Vous l’aurez compris, cela fait 17 petites présentations, le respect du timing imparti est donc crucial.

Nous aborderons le mois prochain plus en détail le rôle de Coordinateur. Vous verrez, il ne s’agit pas d’un chef comme nous avons l’habitude de le voir dans les organisations traditionnelles. Stay tuned?!