Risikomanagement und Eskalation von Vorfällen, wie geht man damit um?
Neben der Implementierung einer Risikomanagementlösung profitieren Organisationen auch von der Einführung einer Methode zur Meldung von Vorfällen, insbesondere bei operativen Tätigkeiten. Aber wo soll man anfangen? Welche Klippen sind zu umschiffen? Unser Spezialist für Risk Management, Grégoire Mottier, hat sich mit dieser Problematik befasst und liefert Ihnen einige Anhaltspunkte.
Was ist ein Eskalationsbericht?
Die Eskalation von Vorfällen im Rahmen des Risikomanagements in Unternehmen bezeichnet den Prozess, durch den Vorfälle oder unerwünschte Ereignisse an die entsprechenden Ebenen der Organisationsstruktur gemeldet werden. Dieser Prozess zielt darauf ab, Vorfälle zu identifizieren, zu dokumentieren und zu kommunizieren, um eine effektive Reaktion zu ermöglichen und eine Wiederholung in der Zukunft zu vermeiden.
Die Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen
Die Eskalation von Vorfällen ist ein Schlüsselelement des Risikomanagements in Unternehmen, das eine strukturierte und proaktive Reaktion auf unerwünschte Ereignisse ermöglicht und gleichzeitig eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördert. Doch welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um einen effektiven Prozess zu etablieren?
- Ein einfacher und praktischer Eskalationsprozess: z.B. durch die Erstellung eines Formulars, das die Eingabe erleichtert und eine überschaubare Anzahl von Fragen enthält.
- Gewährleistung der Vertraulichkeit im Falle von Fehlern: In größeren Organisationen sind Fehler oder Mängel in den operativen Tätigkeiten unvermeidlich. Im Falle eines Fehlers ist es wichtig, dass die Identität der Person, die einen Fehler oder eine Nachlässigkeit begangen hat, nicht stigmatisiert und an den Pranger gestellt wird.
- Eine Unternehmenskultur, die das Recht auf Fehler zulässt: Dies ist für einen Lern- und Innovationsprozess unerlässlich. Ein Unternehmen ohne Fehler ist fade und unrealistisch! Der Austausch von Fehlern ist ein wesentlicher Bestandteil eines Risikomanagement- und kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
- Sicherstellung von Feedback: Nach einer Eskalation ist es die Aufgabe der Organisation, dem Betroffenen oder seinem Team ein konstruktives Feedback zu geben. Nutzen Sie die Gelegenheit, um den erfolgreichen Abschluss einer Eskalation mit Ihren Kollegen zu feiern!
- Bewertung der Kritikalität: Die Organisation sollte sicherstellen, dass sie eine Skala zur Bewertung der Auswirkungen eines betrieblichen Vorfalls aufstellt. Die verwendeten Kriterien können beispielsweise sein
- Auswirkungen auf den Umsatz.
- Das auslösende Ereignis: Ist es ein individueller oder kollektiver Fehler? Ein Verstoß gegen einen etablierten Prozess?
- Die Identität der zu informierenden Interessengruppen: Fachbereichsleiter, Teamleiter, Management oder sogar Vorstand?
Was ist mit den Gewinnen?
Eine gute Eskalation von Vorfällen bringt der Organisation eine Reihe von Vorteilen:
- Höhere Reaktionsfähigkeit und schnellere Bearbeitung von operativen Fehlern.
- Die Kostensenkung, die sich aus der Verringerung von Ereignissen ergibt, die zu Betriebsunterbrechungen oder isolierten Verlusten führen.
- Dynamisierung zukünftiger Verbesserungsprozesse durch Sammlung und Hinterfragung von Verfahren.
- In industriellen Umgebungen die Konsolidierung der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, was zeigt, dass die Organisation eine effektive Risikoüberwachung betreibt.
- Vermeidung künftiger Vorfälle durch Analyse der Ursachen und Umsetzung von Maßnahmen.
- Schaffung einer Kultur der Transparenz durch Förderung eines Klimas der Sicherheit, in dem sich die Beteiligten verantwortlich und engagiert fühlen, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dieser Ansatz ein Umfeld der Transparenz und des Vertrauens schafft, in dem jeder Beteiligte Freude daran hat, zur Sicherheit und Exzellenz des Unternehmens beizutragen und jeden Vorfall in eine Gelegenheit zum Lernen und zur kollektiven Intelligenz zu verwandeln!
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